Polityka przechowywania danych
Niniejsza Polityka przechowywania danych wyjaśnia, jak długo quoinandquilt przechowuje dane osobowe związane z korzystaniem ze strony quoinandquilt.com, składaniem zamówień, dostawą, płatnościami, obsługą klienta, reklamacjami oraz innymi czynnościami związanymi z funkcjonowaniem sklepu.
Naszą zasadą jest nieprzechowywanie danych osobowych dłużej, niż jest to rzeczywiście potrzebne do celu, dla którego zostały zebrane, chyba że dłuższy okres wynika z obowiązujących przepisów, konieczności rozliczenia transakcji, ochrony przed roszczeniami lub innych uzasadnionych obowiązków prawnych.
1. Jak ustalamy okres przechowywania danych
Nie stosujemy jednego okresu przechowywania dla wszystkich danych. Czas retencji zależy przede wszystkim od rodzaju informacji, celu ich wykorzystania, podstawy prawnej przetwarzania oraz obowiązków wynikających z prawa.
Przy ustalaniu okresu przechowywania bierzemy pod uwagę w szczególności:
czas potrzebny do realizacji zamówienia lub świadczenia usługi;
okres potrzebny do prowadzenia obsługi posprzedażowej;
terminy dotyczące reklamacji, zwrotów i roszczeń;
obowiązki księgowe i podatkowe;
wymogi dotyczące bezpieczeństwa i przeciwdziałania oszustwom;
czas obowiązywania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie;
potrzebę zachowania minimalnych informacji potwierdzających wykonanie obowiązku prawnego lub respektowanie sprzeciwu klienta.
Jeżeli określony przepis nie wskazuje konkretnego okresu przechowywania, ustalamy okres proporcjonalny do celu przetwarzania i okresowo oceniamy, czy dalsze przechowywanie danych pozostaje potrzebne.
2. Dane dotyczące zamówień
Dane związane z zamówieniem, takie jak imię i nazwisko, dane kontaktowe, adres dostawy, informacje o zakupionych produktach, wartości zamówienia, statusie płatności i realizacji, przechowujemy przez okres potrzebny do prawidłowego wykonania umowy oraz obsługi spraw wynikających z tego zamówienia.
Po zakończeniu realizacji dane mogą być przechowywane dalej, jeżeli są potrzebne do celów księgowych, podatkowych, reklamacyjnych, dowodowych lub związanych z dochodzeniem i obroną roszczeń.
Nie usuwamy automatycznie wszystkich danych natychmiast po dostarczeniu produktu, ponieważ część informacji może nadal podlegać obowiązkowemu przechowywaniu.
3. Dokumentacja księgowa i podatkowa
Dane znajdujące się na fakturach, dowodach sprzedaży, dokumentach księgowych i innych dokumentach podlegających obowiązkom rachunkowym lub podatkowym przechowujemy przez okres wymagany właściwymi przepisami.
W odniesieniu do wielu kategorii dokumentacji księgowej okres ten wynosi co najmniej 5 lat, liczony zgodnie z zasadami określonymi w obowiązujących przepisach.
Jeżeli szczególny przepis wymaga dłuższego lub inaczej liczonego okresu, stosowany jest termin wynikający z tego przepisu.
4. Zwroty, reklamacje i obsługa posprzedażowa
Dane dotyczące odstąpienia od umowy, zwrotów, refundacji, brakujących elementów, uszkodzeń, reklamacji i innych zgłoszeń posprzedażowych przechowujemy przez okres potrzebny do prawidłowego rozpatrzenia sprawy.
Po jej zakończeniu dokumentacja może być przechowywana przez dodatkowy okres wymagany przepisami lub potrzebny do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.
Dokumenty dotyczące reklamacji i odpowiedzialności za produkt mogą podlegać szczególnym terminom przechowywania wynikającym z prawa rachunkowego lub innych właściwych przepisów.
5. Dane dotyczące płatności
Informacje dotyczące płatności, takie jak metoda płatności, kwota, status transakcji, identyfikator transakcji lub informacje o refundacji, są przechowywane przez okres niezbędny do rozliczenia zakupu, zwrotu środków, przeciwdziałania oszustwom oraz spełnienia obowiązków finansowych i księgowych.
Pełne dane karty płatniczej mogą być przetwarzane bezpośrednio przez dostawcę płatności i nie muszą być przechowywane przez quoinandquilt.
Dostawcy płatności mogą stosować własne okresy przechowywania zgodne z obowiązującym prawem i zasadami bezpieczeństwa finansowego.
6. Korespondencja i obsługa klienta
Wiadomości przesyłane do obsługi klienta mogą być przechowywane przez okres potrzebny do udzielenia odpowiedzi, zakończenia sprawy oraz zachowania dokumentacji dotyczącej obsługi zamówienia lub sporu.
Jeżeli wiadomość dotyczy konkretnego zamówienia, reklamacji, zwrotu lub roszczenia, może zostać zachowana przez taki sam okres jak dokumentacja dotycząca tej sprawy.
Zwykła korespondencja, która nie jest już potrzebna i nie podlega obowiązkowi prawnemu, jest usuwana lub anonimizowana zgodnie z naszymi procedurami retencji.
7. Zdjęcia i materiały wideo przesłane przez klientów
Zdjęcia lub nagrania przesłane w związku z uszkodzonym produktem, niezgodnością zamówienia, reklamacją lub inną sprawą są wykorzystywane wyłącznie w zakresie potrzebnym do oceny i obsługi danego zgłoszenia.
Materiały te mogą być przechowywane przez czas trwania sprawy, a następnie przez okres potrzebny do ochrony przed roszczeniami lub spełnienia obowiązków dokumentacyjnych.
Jeżeli dalsze przechowywanie materiału nie jest potrzebne i nie istnieje inna podstawa prawna, materiał może zostać usunięty lub trwale odłączony od danych identyfikujących klienta.
8. Dane techniczne i bezpieczeństwo
Logi serwera, dane dotyczące logowania, adresy IP, informacje o zdarzeniach bezpieczeństwa oraz dane techniczne mogą być przechowywane przez okres odpowiedni do wykrywania nadużyć, diagnozowania błędów, ochrony strony oraz przeciwdziałania oszustwom.
Okres ten może różnić się w zależności od rodzaju logu i poziomu ryzyka. Dane techniczne nie powinny być przechowywane bezterminowo, jeżeli nie istnieje ku temu uzasadniona potrzeba.
W przypadku incydentu bezpieczeństwa odpowiednie logi mogą być przechowywane dłużej, jeżeli jest to konieczne do wyjaśnienia zdarzenia, wykonania obowiązków prawnych lub ochrony przed roszczeniami.
9. Cookie i dane analityczne
Okres przechowywania informacji pochodzących z plików Cookie zależy od funkcji konkretnego Cookie.
Cookie sesyjne są zwykle usuwane po zakończeniu sesji przeglądarki, natomiast Cookie trwałe mogą pozostawać przez określony wcześniej okres wskazany w ustawieniach Cookie lub do momentu ich usunięcia przez użytkownika.
Dane pochodzące z analitycznych i reklamowych technologii niekoniecznych są przechowywane zgodnie z udzieloną zgodą, ustawieniami prywatności oraz zasadami właściwego dostawcy usług.
Jeżeli wycofasz zgodę na niekonieczne technologie, zaprzestaniemy dalszego przetwarzania na podstawie tej zgody, z zastrzeżeniem danych, które muszą być zachowane na innej zgodnej z prawem podstawie.
10. Dane marketingowe
Dane wykorzystywane do wysyłania komunikacji marketingowej przechowujemy do momentu wycofania zgody, wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego albo ustania innej właściwej podstawy przetwarzania.
Po rezygnacji z marketingu możemy zachować ograniczoną informację o sprzeciwie lub wycofaniu zgody, aby nie wysyłać klientowi kolejnych niepożądanych komunikatów.
Taka lista wykluczeń zawiera jedynie dane potrzebne do respektowania decyzji użytkownika i nie jest wykorzystywana do ponownego prowadzenia marketingu.
11. Dane przetwarzane na podstawie zgody
Jeżeli określone dane są przetwarzane wyłącznie na podstawie Twojej zgody, możemy je przechowywać do chwili wycofania tej zgody albo wcześniejszego ustania celu przetwarzania.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań wykonanych przed jej wycofaniem.
Po wycofaniu zgody niektóre minimalne informacje mogą zostać zachowane, jeżeli jest to konieczne do wykazania, że zgoda została wcześniej udzielona i później wycofana, lub w celu realizacji innych obowiązków prawnych.
12. Dane związane z roszczeniami i sporami
Jeżeli powstanie spór, roszczenie, postępowanie reklamacyjne, chargeback, postępowanie administracyjne lub sądowe, odpowiednie dane mogą być przechowywane do chwili ostatecznego zakończenia sprawy oraz przez czas potrzebny do upływu właściwego okresu przedawnienia.
W takim przypadku dane są wykorzystywane wyłącznie w zakresie potrzebnym do udokumentowania przebiegu sprawy, dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi.
13. Co dzieje się po upływie okresu przechowywania
Gdy dane nie są już potrzebne i nie istnieje obowiązek dalszego przechowywania, podejmujemy odpowiednie działania w celu ich usunięcia, anonimizacji lub trwałego odłączenia od informacji umożliwiających identyfikację osoby.
Dane anonimowe, które nie pozwalają już na identyfikację konkretnej osoby, mogą być wykorzystywane dłużej do celów statystycznych, analitycznych lub związanych z poprawą funkcjonowania serwisu.
Usunięcie danych z aktywnych systemów może nie zawsze oznaczać natychmiastowe usunięcie wszystkich ich kopii zapasowych. Kopie zapasowe są usuwane lub nadpisywane zgodnie z cyklem bezpieczeństwa i procedurami technicznymi.
14. Prawo do usunięcia danych a obowiązek ich zachowania
Możesz zażądać usunięcia swoich danych zgodnie z RODO.
Prawo do usunięcia danych nie ma jednak charakteru absolutnego. Niektóre informacje mogą zostać zachowane mimo żądania usunięcia, jeżeli dalsze przetwarzanie jest konieczne między innymi do wykonania obowiązku prawnego, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo z innych powodów przewidzianych w RODO.
Jeżeli nie możemy usunąć określonych danych, ponieważ istnieje obowiązek ich dalszego przechowywania, ograniczamy ich wykorzystanie do celu uzasadniającego dalszą retencję.
15. Okresowa kontrola danych
Okresy przechowywania nie są traktowane jako automatyczne uprawnienie do zachowania danych przez maksymalny możliwy czas.
Okresowo sprawdzamy, czy konkretne dane nadal są potrzebne do celu, dla którego zostały zebrane.
Jeżeli dalsze przechowywanie nie jest konieczne, dane powinny zostać usunięte, zanonimizowane albo objęte inną odpowiednią procedurą zgodną z zasadą minimalizacji i ograniczenia przechowywania.
16. Zmiany Polityki przechowywania danych
Niniejsza Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany obowiązujących przepisów, sposobu prowadzenia sklepu, systemów technicznych, procesów księgowych lub zakresu przetwarzania danych.
Aktualizacja polityki nie oznacza, że dane mogą zostać automatycznie zachowane dłużej niż pozwala na to obowiązujące prawo lub cel ich przetwarzania.
Aktualna wersja Polityki powinna pozostawać dostępna na quoinandquilt.com bez konieczności logowania.